- · 《广西青年干部学院学报[05/20]
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试论干部人事档案管理工作的安全隐患及应对措(2)
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摘要:2 加强干部人事档案安全管理的有效措施 结合上文中存在的两类安全隐患,并对影响干部人事档案管理工作的因素进行分析后,提出了以下加强干部人事档
2 加强干部人事档案安全管理的有效措施
结合上文中存在的两类安全隐患,并对影响干部人事档案管理工作的因素进行分析后,提出了以下加强干部人事档案安全管理的措施:
2.1 重视基础设施配备,改善档案库房环境
干部人事档案的重要性不言而喻,并且出现损坏,恢复的难度大,因而必须重视基础设施的配备,改善库房环境,从而减小因为库房环境而导致的干部人事档案实体安全隐患出现的概率。完善的基础设施和适宜的库房能够为干部人事档案的存放创造一个良好环境,从而减小干部人事档案实体安全隐患的出现。因而,在建设档案库房过程中,要严格按照相关条例来进行库房建设,配置完善的基本设施,如存放档案的档案柜,温湿度调节控制器、视频监控、防盗设备等等,同时还要重视档案库房基础环境的建设,选择通风光线较好的房间作为档案存放库房。此外,还要使得档案库房、查阅档案室以及档案管理人员的办公室相互分开,避免混杂,同时要保证档案库房具备规定的防水、防潮、防蛀、防光以及防高温的要求,保证干部人事档案处于较为安全适宜的环境,同时为后续的档案管理工作提供便利。
2.2 提高档案信息安全意识,完善干部人事档案管理制度
必须提高档案管理人员及干部的档案信息安全意识,不断在实践中完善干部人事档案管理制度。首先档案管理人员要认识到干部档案信息管理的重要性,树立高度的保密和责任意识,并且在实际的档案管理工作中体现这种意识。其次是为了保证干部人事档案管理的安全,就要完善档案收集形成、移交以及查阅利用等制度,保证制度的科学性和可行性,并且在实际的档案管理中将规章制度真正落实下去,按照规范来办事。接着,完善干部人事档案管理制度还要建立健全问责和追责制度,并且严格按照制定好的制度执行下去,使得权责分明,无论是档案的收集形成,还是移交、查阅环节出现了问题都可以责任到人,提高档案管理的效率。最后,在进行干部人事档案管理过程中,要严格根据规范办事,严格执行“五不查”、“四不借”制度,从而有效提升干部人事档案管理的水平,保证干部人事档案的安全。
2.3 做好档案管理基础性工作,完善档案信息内容
档案的收集与形成保证干部人事档案管理的重要基础,其具体的工作是基础性的工作。只有全面对干部的人事档案及相关信息材料进行收集和整理,才能够保证干部人事档案管理水平的提升,这就需要档案管理人员规范依据《干部人事档案材料收集归档规定》来开展基础性工作,细心严格检查干部人事档案,提高干部人事档案的质量。灵活应用“经常”与“定期”收集、“重点”收集与“普遍”收集的方法,避免材料出现缺漏,使得干部人事档案的信息内容更加真实和完整,切实保证干部人事档案质量,为知人、用人提供有价值的参考依据。此外,对于新收集形成的材料,档案管理人员要严格依据档案归档规范来进行归档,并且保证用笔用纸符合标准,不会轻易出现字迹模糊和纸张磨损破坏的问题,保证干部人事档案能够安全长时间的得到保存和查阅利用。同时,档案管理人员还要对收集形成好的干部人事档案材料进行排序分类,并且进行加工装订,使得干部人事档案材料能够直观如实地反应干部的情况,制定科学的目录,以便查阅利用档案,保证干部人事档案的安全性,促进档案管理工作的进步。
2.4 重视档案管理工作人员培养,打造一支高素质管理团队
干部人事档案管理工作对管理人员的专业素质的要求相对较高。在一定程度上可以说,档案管理人员的专业素质和业务能力直接决定了干部人事档案管理的质量。因而,明确档案管理人员的地位,将档案管理人员的培养工作放在重要位置,打造具有高素质和储备现代管理知识和技能的干部人事档案管理团队。档案人员要树立敬业严谨的工作态度,不断在学习中提升自己的业务能力,以积极奉献的姿态来开展档案管理工作。管理层要真正重视起档案管理工作,做好表率,关心理解档案管理工作人员,并且要为档案管理人员排忧解难,化解他们在生活上和政治上的困难,从而保证档案管理人员能够真正地将自己投入到管理工作中。同时还要重视人才的培养,定期组织培训与学习,实现多层次和多形式的档案管理知识和技能学习,并且要督促档案管理人员去了解掌握相关的法律法规,如《干部档案工作条例》、《档案法》等,完备自己的法律知识和相关理论知识,以便在真正的档案管理实际中能够依法办事,充分发挥出档案管理的作用。当今时代,是互联网和信息化的时代,干部人事档案管理的信息化趋势也慢慢明朗。为了提升干部人事档案管理工作信息化水平,就要重视网络知识的培养,更好地帮助档案管理人员掌握信息化和现代管理知识和技能,积极引进、开发档案管理软件,实现干部人事档案电子化和网络化管理。最后,建立并完善相关平台,为其交流优秀经验和管理知识创造可能,从而促进档案管理人员不断在实践中提升管理素质,保证干部人事档案管理工作高效进行。
文章来源:《广西青年干部学院学报》 网址: http://www.gxqngbxyxb.cn/qikandaodu/2021/0730/1721.html